Van pionier tot manager
De ontwikkeling van een hoveniersbedrijf heeft voor een ondernemer tot gevolg dat zijn functie voortdurend verandert. De ondernemer/hovenier moet zich steeds nieuwe vaardigheden eigen maken. In de ontwikkeling van bedrijf én ondernemer zijn vier fases te determineren. Dit eerste van twee artikelen schetst de pioniers- en de managementfase.
Zelf een hoveniersbedrijf beginnen lijkt makkelijker dan het is. Cijfers van het Produktschap Tuinbouw geven aan dat het aantal hoveniersbedrijven verloopt. Binnen de sector vernieuwt elke zeven jaar tenminste 30% van het bestand aan hoveniersbedrijven. Om een eigen onderneming in alle opzichten tot een succes te maken, moet de ondernemer meegroeien met zijn bedrijf. Tijdens de pioniersfase heeft de ondernemer nog voldoende aan basale technische en commerciële vaardigheden. Eenmaal in de managementfase komen daar onder meer leiding geven, organiseren, plannen en registreren bij. Tegelijkertijd begint het loslaten en overdragen van eerdere vaardigheden.
PIONIERSFASE
Elk hoveniersbedrijf start met pionieren. De ondernemer pakt alles eigenhandig aan. Daardoor heeft de pioniersfase een sterk vormend karakter. Zakelijk zijn er drie prioriteiten: voldoende betaald werk binnenhalen, de juiste marktwaarde voor de diensten vaststellen en een gedegen (project)administratie voeren. Een pionier heeft veel behoefte aan praktische informatie over basale zaken als klanten werven, tarieven berekenen, offertes en opdrachtbevestigingen opstellen, en werkbrieven en facturen schrijven.
Klanten werven
Een pionier die in slappe periodes langs de deuren gaat, sleept letterlijk nieuwe klanten binnen. Misschien moet hij iets overwinnen om langs de deuren te gaan, maar het is leerzaam om zo direct het bedrijf en zijn diensten te presenteren. Een andere manier om aan werk te komen loopt via bestaande klanten. Bij oplevering van een opdracht heeft de ondernemer een tevreden klant voor zich. Hij kan direct afspreken na drie maanden nog eens terug te komen om te zien hoe de tuin zich ontwikkelt. Misschien neemt hij dan meteen al een vervolgopdracht mee naar huis.In elk geval ontstaat er een nieuwe gelegenheid om vanuit een adviserende rol werk los te krijgen. De oplevering is tevens hét moment om te vragen of deze tevreden klant uw bedrijf aanbeveelt bij vrienden en kennissen. Laat visitekaartjes achter of bezoek zelf de adressen van deze mogelijke klanten.
Marktwaarde
Om overeind te blijven, dient een pionier voortvarend naar de hoogst mogelijke marktwaarde te streven. Voor blijvend succes is het noodzakelijk zo snel mogelijk een uurtarief van tenminste € 37,50 exclusief BTW te realiseren. Een starter zet zijn eigen waarde vooral af tegen die van buurthoveniers. Daarbij houdt hij meestal weinig rekening met het gegeven dat zijn zelfvertrouwen vooral tot uitdrukking komt in de hoogte van het uurtarief. Uurtarieven van € 23,- tot € 30,- maken een jong bedrijf naar potentiële opdrachtgevers juist extra kwetsbaar. Hogere tarieven ondersteunen een pionier in het ontwikkelen van de juiste houding tegenover potentiële opdrachtgevers.
Projectadministratie
Dagelijks gericht aandacht besteden aan tevredenheid beïnvloedt een zelfbewuste houding. Rechtstreeks aan de opdrachtgever vragen of er aspecten zijn waarmee hij bijzonder tevreden is, kan aangename verassingen opleveren. Schrijf deze op in een zogeheten opzichtersdagboek. De linkerbladzijden bieden kolommen om de gewerkte uren bij te houden, de rechterbladzijde is voor een beschrijving van de tevredenheid van klant én ondernemer. Door positieve ervaringen met bepaalde werkzaamheden of technische oplossingen te combineren met het aantal benodigde arbeidsuren, ontstaat al werkend een praktische basis voor de projectadministratie. Deze registratie is een prima geheugensteun voor het factureren en komt later ook goed van pas bij het opstellen van begrotingen. Registreer elke dag voordat u bij een klant wegrijdt, anders komt er niets van terecht.
MANAGEMENTFASE
Een blijvend vraagstuk is het steeds opnieuw inschatten van de hoogste marktwaarde. Klanten zullen een ondernemer niet gauw vertellen dat zij het werk eigenlijk voor een koopje hebben gekregen. Bovendien verricht de pionierende directeur van het hoveniersbedrijf vrijwel al het werk hoogstpersoonlijk. En wat is de marktwaarde van het beste paard van stal? Voordat de eerste medewerker aan de slag gaat, moet het hoogst mogelijke antwoord gerealiseerd zijn. Het is best een pittige opgave om in je eentje al het werk vaktechnisch en organisatorisch goed voor elkaar te krijgen. De verleiding is groot om helpende handen in te schakelen. Bij het in dienst treden van de eerste medewerker dient de managementfase zich aan. In deze fase van het ondernemerschap leert de ondernemer de aandacht te verleggen naar het leiding geven. Medewerkers nemen hem steeds meer vakinhoudelijk werk uit handen, zodat hij de organisatie kan oppakken. De ondernemer moet de eigen vakmatige aanpak relativeren en zich concentreren op het sturen van medewerkers en het voorbereiden en organiseren van projecten. De ervaringen uit het opzichtersdagboek dienen als leidraad bij het maken van werkomschrijvingen voor de offertes. Door medewerkers hun werkzaamheden, machine-uren en verwerkte materialen zorgvuldig te laten noteren, kan de ondernemer elke werkdag de registratie op juistheid en volledigheid controleren. Overdragen en loslaten vormen in elke fase een voortdurende oefening in het relativeren van de eigen belangrijkheid en het verder commercialiseren van de dienstverlening. Vanaf drie medewerkers bestaat meer dan de helft van het ondernemerswerk uit managementtaken en kantoorwerk om de productie op gang te houden. Bij een professionele aanpak bedragen de kosten van deze (kantoor)arbeid 15 tot 30% van de uitvoeringskosten. Met andere woorden: de ondernemer dient zijn bijdrage aan de voorbereiding en organisatie telkens opnieuw naar waarde te schatten en rechtstreeks bij de betreffende opdrachtgever in rekening te brengen. Een tuinplan bedenken, ontwerpen, tekenen en bespreken vergt al snel acht uur. Stel de waarde van de eigen arbeid op € 50,- en de klant betaalt € 400,- voor een gedegen ontwerp.
Bedrijfsprocessen
Gedurende de managementfase worden de uitvoerende taken over verschillende functies verdeeld. Zo ontstaan bedrijfsprocessen voor de te leveren diensten en producten. Het vergt veel organisatietalent om per saldo één enkele Euro aan de uitvoerende arbeid over te houden. Urenbudgetten dienen strikt bewaakt te worden en er is voortdurend overleg nodig om de werkzaamheden in een keer goed uit te voeren. Als ’rekenmeester van een urenfabriek’ ontwikkelt de ondernemer nieuwe vaardigheden waarin de betekenis van betaalde, productieve uren en euro’s centraal staat. Voorbeelden zijn vroegtijdig heldere afspraken maken bij het inplannen van arbeid en machines, improviseren op de planning (hierbij vooral bescheiden maat houdend) en steeds weer terugkeren naar dan wel vasthouden aan de oorspronkelijke planning. Zakelijk gezien positioneert het bedrijf zich gedurende de managementfase in het marktsegment waarin een prijsprestatieniveau van € 37,50 (exclusief BTW) een absolute ondergrens vormt.
Joost van Dijk
